Zahlungsavise übermitteln – das geht auch digital!
Die Firmen opta data Finance, DZH und Severins aus der opta data Gruppe erstellen im Auftrag der sonstigen Leistungserbringer:innen nach §302 SGB V und §105 SGB XI im Jahr mehrere Millionen Rechnungen. Die Zahlungsavise zu diesen Rechnungen, die uns durch die Krankenkassen und weitere Kostenträger erreichen, erhalten wir heute als „bunten Mix“ über unterschiedliche Kanäle und in unterschiedlichen Formaten:
- per Post als Briefsendung
- per Fax
- per E-Mail in unterschiedlichen Dateiformaten
- per IT-Schnittstelle in unterschiedlichen Dateiformaten
Entsprechend dem jeweiligen Eingangskanal und Datenformats starten unterschiedliche Arbeitsprozesse, um die wichtigen Informationen für das Buchhaltungssystem aufzubereiten und abschließend einzupflegen. Für den Erhalt von physischen Papierdokumenten muss ein kleinschrittiger interner Digitalisierungsprozess gestartet werden, um die Zahlungsinformationen für die folgenden automatisierten Datenverarbeitungsprozesse vorzubereiten. Die digitalen Eingangskanäle lassen hingegen eine deutlich schnellere Verarbeitung von Zahlungsavisen zu.
Unser Ziel ist es, die Übermittlungswege von Zahlungsinformationen direkter und einheitlicher zu gestalten. Dies bedeutet, dass wir den Anteil der digitalen Zahlungsavise per IT-Schnittstellen ausbauen werden. Hierzu befinden wir bereits mit einigen Krankenkassen in entsprechenden Umsetzungsprojekten.
Die Vorteile der Übermittlung von digitalen Zahlungsavisen liegen auf der Hand. Als verarbeitende Stelle sind wir in der Lage, automatisierte Datenverarbeitungsprozesse zu starten. Gleichzeitig können wir die Informationen im Rahmen der Dunkelverarbeitung in unserer Buchhaltung verbuchen.
Durch diese Form der Datenübermittlung werden sämtliche Buchhaltungsprozesse beschleunigt und fehlerresistenter, so dass u. a. auch das Mahnverfahren entlastet wird.
Für die Krankenkassen und weitere Kostenträger bedeutet die Umstellung auf den digitalen Anlieferungsweg von Zahlungsavisen, dass Versandkosten und Postlaufzeiten entfallen sowie mögliche Verluste auf dem Postweg verhindert werden können.
Marius Biskupek, Abteilungsleiter Financial Services: „Durch den Einsatz von zeitgemäßen IT-Schnittstellen vermeiden wir gegenseitige operative Fehlerquellen bei der Zusammenstellung und der Zuordnung von Zahlungsinformationen. Es gibt deutlich weniger Anlässe, mit dem Debitor in Kontakt zu treten, da das Rückfrage- und Fehlerpotential auf beiden Seiten sinkt. Daher ist es unser Ziel, die klassischen Anlieferungswege sukzessive durch IT-Schnittstellen abzulösen“.
Wenn Sie weiterführende Informationen benötigen oder Rückfragen zu digitalen Zahlungsavisen haben, kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu!
Carsten Tummes (Telefon: 0201 3196 610 oder per Mail c.tummes@optadata-gruppe.de)
Alexander Koitek (Telefon: 0201 3196 642 oder per Mail a.koitek@optadata-gruppe.de)