Was kann Online-Dienstplanung?

14. Dezember 2021 4 min. Lesezeit

Was kann Online-Dienstplanung?

Ein Gastbeitrag von sieda.com.

Weg mit den Post-Its!

In vielen Branchen stellt das Schreiben von Schicht- und Dienstpl√§nen nicht nur eine l√§stige, sondern vor allem zeitintensive Herausforderung dar. Ob Gro√ükonzern, Arztpraxis oder Stra√üenbistro:  Im Interesse eines reibungslosen Betriebsablaufs gilt es, Mitarbeiter zuverl√§ssig und l√ľckenlos einzuplanen und Faktoren wie Teilzeit, Feiertage, gesetzliche Vorgaben oder unterschiedliche Qualifikationen zu ber√ľcksichtigen.

Dar√ľber hinaus, m√ľssen die Urlaubsw√ľnsche der Mitarbeiter koordiniert und geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden. Von Umplanungen und Ausfallmanagement ganz zu schweigen, etwa wegen Erkrankungen von Mitarbeitern. Noch immer z√§hlen Excel-Listen, Aush√§nge und Post-Its zu den ‚ÄěGestaltungselementen‚Äú vieler Planer-B√ľros. Das muss nicht sein, immerhin gibt es digitale Online-Dienstpl√§ne mit einer Vielzahl von integrierten Funktionen – wie die der SIEDA, die sowohl einfache L√∂sungen f√ľr den schmalen Geldbeutel als auch √§u√üerst leistungsf√§hige f√ľr verschiedene Branchen anbietet.

Drag & Drop statt Papier und Bleistift

Elektronische Dienstpl√§ne sind nicht nur √ľbersichtlich und exakt, sondern auch praktisch. Und dank der passenden Software f√ľr die Personaleinsatzplanung ist ihre Erstellung ganz einfach. Auf Endger√§ten wie Desktop-PC, Laptop, Tablet und sogar auf dem Smartphone kann die Dienstplanung k√ľnftig per Mausklick oder Drag & Drop erfolgen.

Beim Online-Dienstplan entfallen die manuellen und damit potentiell fehlerintensiven Listeneintr√§ge und ‚Äď√§nderungen. Er minimiert den organisatorischen Aufwand und spart dem Dienstplanverantwortlichen viel Zeit, die er anderweitig einsetzen kann. Zudem sind digitale Dienstpl√§ne und die Mitarbeiter einer Schicht jederzeit f√ľr Mitarbeiter und Planer einsehbar und kurzfristige Abstimmungen m√∂glich.

Mit Hilfe der Dienstplan-Software legt dieser nicht nur die jeweiligen Dienste fest ‚Äď auf Wunsch f√ľr Wochen und Monate im Voraus. Er kann diese auch leicht √§ndern, kombinieren und automatisieren. Pers√∂nliche Angaben, Aufgaben, Rechte und Qualifikationen von Mitarbeitern und daraus resultierende Einsatzm√∂glichkeiten werden von ihm einmalig hinterlegt und k√∂nnen jederzeit aktualisiert werden.

Urlaubsantrag und Krankmeldung mit einem Klick

Personelle Sollvorgaben werden definiert und sp√§ter elektronisch vom Online-Dienstplan gepr√ľft. So kann dieser bei auftretenden Besetzungsl√ľcken gleich m√∂gliche Optionen aufzeigen. Werden Mitarbeiter in mehreren Abteilungen, Filialen oder Stationen eingesetzt, k√∂nnen sie √ľber einen gemeinsamen Dienstplan eingeteilt oder umbesetzt werden.

Gute Dienstplan-Software beherrscht aber noch viel mehr. Urlaubsplanung zum Beispiel: Mitarbeiter tragen √ľber ihr Smartphone Urlaubsw√ľnsche zur Genehmigung ein und erhalten einen Hinweis, falls diese mit √§lteren W√ľnschen ihrer Kollegen kollidieren. Jagte man fr√ľher den vom Vorgesetzten unterschriebenen Urlaubsscheinen hinterher, gen√ľgt nun ein digitales ‚ÄěOkay‚Äú. Auch Krankmeldungen erfolgen zeitgem√§√ü online. So kann der Dienstplaner umgehend reagieren.

Um den Urlaub planen zu können, ist das Abstimmen mit privaten Terminen wichtig. Deshalb lassen sich persönliche Dienstpläne schnell und einfach mit Familie und Freunden teilen. Über einen Link können digitale Dienstpläne in verschiedene Kalenderanwendungen integriert und auf anderen Endgeräten hinterlegt werden. Wer wissen möchte, mit wem er morgen zusammenarbeitet, wirft einfach schnell einen Blick auf den Abteilungsdienstplan.

Arbeitszeiterfassung ‚Äď aber modern

Die Arbeitszeiterfassung ‚Äď sie ist gem√§√ü eines Urteils des Europ√§ischen Gerichtshofes f√ľr alle EU-Staaten verpflichtend ‚Äď erf√§hrt durch die √úberf√ľhrung ins 21. Jahrhundert eine beinahe spielerische Note. Vorbei sind die Zeiten der Stechkarten und h√§ndischen Dokumentationen inklusive Errechnen der geleisteten Arbeitszeit und √úberstunden. Moderne Zeiterfassung bezieht Endger√§te wie Smartphones ebenso ein wie elektronische Terminals.

Leistungsf√§hige und aufw√§ndige Dienstplan-Software setzt sogar noch eins drauf. Sie zeigt dem Planer personelle √úber- und Unterbesetzungen sowie abwesende und nicht einsatzf√§hige Mitarbeiter an. Deren Kollegen werden von ihr vor √úberschreitungen der Tagesh√∂chstarbeitszeit ebenso wie vor dem Unterschreiten von Pausenzeiten gewarnt. Au√üerdem dokumentiert sie einsatzbedingte Mehrarbeit und bezieht tarifliche Vorgaben f√ľr bestimmte Branchen in die Planung ein.

Wunscherf√ľllung statt Wunschbuch

Je nach verwendeter Software k√∂nnen Mitarbeiter die elektronischen Dienstpl√§ne nicht nur einsehen, sondern auch untereinander Dienste vom heimischen Sofa aus zum Tausch anbieten, sich auf freie Dienste bewerben oder Dienstw√ľnsche √§u√üern. Damit wird das altbekannte Wunschbuch ersetzt und um eine wichtige Funktion erweitert: Die Mitarbeiter k√∂nnen sich ihre W√ľnsche m√∂glicherweise gleich selbst erf√ľllen.

Diese eigenverantwortliche Organisation sorgt f√ľr Transparenz, steigert die Motivation der Mitarbeiter und entlastet den Planer. Ins Spiel kommt er erst wieder beim Genehmigungsprozess, ohne sich im Vorfeld mit Fragen, pers√∂nlichen Anforderungen und √Ąnderungsw√ľnschen befassen zu m√ľssen.

Win-Win: Perfekte Dienstplanung und Motivation der Mitarbeiter

Im Zeitalter optimierter Prozesse erm√∂glichen elektronische Dienstplan-Programme auch deren Reporting und Analyse. √úber Schnittstellen k√∂nnen sie an Personal-, Lohn-/Gehaltssysteme oder die B√ľro-Software angebunden werden. So erleichtern sie unter anderem Controlling, Finanz- und Rechnungswesen sowie die Leistungserstellung und die Arbeitsprozesse.

Welcher Planungsverantwortliche hat schon Lust, die Daten seiner Mitarbeiter in den einzelnen Programmen diverser Hersteller zu pflegen, wenn diese ebenso gut auch √ľbernommen werden k√∂nnen? Gute Dienstplan-Software wie die der SIEDA kann das ‚Äď und noch viel mehr. Sie erm√∂glicht eine effiziente und bedarfsgerechte Personalplanung und motiviert zugleich Mitarbeiter durch Mitbestimmung. Und die Post-Its? Keine Sorge, die finden weiterhin Verwendung. Sie k√∂nnen beispielsweise im K√ľhlschrank der Kaffeek√ľche vor dem √ľberreifen K√§se der Kollegen warnen. Den n√§mlich gibt es genau wie die Dienstplanung sowohl im Gro√ükonzern wie in der Arztpraxis.

Holger Montag ist Online Redakteur der SIEDA GmbH, die Dienstplan-Software f√ľr das Gesundheitswesen und viele andere Branchen anbietet. Im SIEDA-Blog schreibt er unter anderem √ľber Fachthemen der Personaleinsatzplanung, rechtliche √Ąnderungen, Trends in der Arbeitswelt und Gesundheit. Er verwaltet auch das SIEDA-Lexikon, das in kompakter Form Fachwissen und Erkl√§rhilfen rund um die Personaleinsatzplanung bietet.