Was kann Online-Dienstplanung?

Was kann Online-Dienstplanung?

Ein Gastbeitrag von sieda.com.

Weg mit den Post-Its!

In vielen Branchen stellt das Schreiben von Schicht- und Dienstplänen nicht nur eine lästige, sondern vor allem zeitintensive Herausforderung dar. Ob Großkonzern, Arztpraxis oder Straßenbistro:  Im Interesse eines reibungslosen Betriebsablaufs gilt es, Mitarbeiter zuverlässig und lückenlos einzuplanen und Faktoren wie Teilzeit, Feiertage, gesetzliche Vorgaben oder unterschiedliche Qualifikationen zu berücksichtigen.

Darüber hinaus, müssen die Urlaubswünsche der Mitarbeiter koordiniert und geleistete Arbeitszeiten dokumentiert werden. Von Umplanungen und Ausfallmanagement ganz zu schweigen, etwa wegen Erkrankungen von Mitarbeitern. Noch immer zählen Excel-Listen, Aushänge und Post-Its zu den „Gestaltungselementen“ vieler Planer-Büros. Das muss nicht sein, immerhin gibt es digitale Online-Dienstpläne mit einer Vielzahl von integrierten Funktionen – wie die der SIEDA, die sowohl einfache Lösungen für den schmalen Geldbeutel als auch äußerst leistungsfähige für verschiedene Branchen anbietet.

Drag & Drop statt Papier und Bleistift

Elektronische Dienstpläne sind nicht nur übersichtlich und exakt, sondern auch praktisch. Und dank der passenden Software für die Personaleinsatzplanung ist ihre Erstellung ganz einfach. Auf Endgeräten wie Desktop-PC, Laptop, Tablet und sogar auf dem Smartphone kann die Dienstplanung künftig per Mausklick oder Drag & Drop erfolgen.

Beim Online-Dienstplan entfallen die manuellen und damit potentiell fehlerintensiven Listeneinträge und –änderungen. Er minimiert den organisatorischen Aufwand und spart dem Dienstplanverantwortlichen viel Zeit, die er anderweitig einsetzen kann. Zudem sind digitale Dienstpläne und die Mitarbeiter einer Schicht jederzeit für Mitarbeiter und Planer einsehbar und kurzfristige Abstimmungen möglich.

Mit Hilfe der Dienstplan-Software legt dieser nicht nur die jeweiligen Dienste fest – auf Wunsch für Wochen und Monate im Voraus. Er kann diese auch leicht ändern, kombinieren und automatisieren. Persönliche Angaben, Aufgaben, Rechte und Qualifikationen von Mitarbeitern und daraus resultierende Einsatzmöglichkeiten werden von ihm einmalig hinterlegt und können jederzeit aktualisiert werden.

Urlaubsantrag und Krankmeldung mit einem Klick

Personelle Sollvorgaben werden definiert und später elektronisch vom Online-Dienstplan geprüft. So kann dieser bei auftretenden Besetzungslücken gleich mögliche Optionen aufzeigen. Werden Mitarbeiter in mehreren Abteilungen, Filialen oder Stationen eingesetzt, können sie über einen gemeinsamen Dienstplan eingeteilt oder umbesetzt werden.

Gute Dienstplan-Software beherrscht aber noch viel mehr. Urlaubsplanung zum Beispiel: Mitarbeiter tragen über ihr Smartphone Urlaubswünsche zur Genehmigung ein und erhalten einen Hinweis, falls diese mit älteren Wünschen ihrer Kollegen kollidieren. Jagte man früher den vom Vorgesetzten unterschriebenen Urlaubsscheinen hinterher, genügt nun ein digitales „Okay“. Auch Krankmeldungen erfolgen zeitgemäß online. So kann der Dienstplaner umgehend reagieren.

Um den Urlaub planen zu können, ist das Abstimmen mit privaten Terminen wichtig. Deshalb lassen sich persönliche Dienstpläne schnell und einfach mit Familie und Freunden teilen. Über einen Link können digitale Dienstpläne in verschiedene Kalenderanwendungen integriert und auf anderen Endgeräten hinterlegt werden. Wer wissen möchte, mit wem er morgen zusammenarbeitet, wirft einfach schnell einen Blick auf den Abteilungsdienstplan.

Arbeitszeiterfassung – aber modern

Die Arbeitszeiterfassung – sie ist gemäß eines Urteils des Europäischen Gerichtshofes für alle EU-Staaten verpflichtend – erfährt durch die Überführung ins 21. Jahrhundert eine beinahe spielerische Note. Vorbei sind die Zeiten der Stechkarten und händischen Dokumentationen inklusive Errechnen der geleisteten Arbeitszeit und Überstunden. Moderne Zeiterfassung bezieht Endgeräte wie Smartphones ebenso ein wie elektronische Terminals.

Leistungsfähige und aufwändige Dienstplan-Software setzt sogar noch eins drauf. Sie zeigt dem Planer personelle Über- und Unterbesetzungen sowie abwesende und nicht einsatzfähige Mitarbeiter an. Deren Kollegen werden von ihr vor Überschreitungen der Tageshöchstarbeitszeit ebenso wie vor dem Unterschreiten von Pausenzeiten gewarnt. Außerdem dokumentiert sie einsatzbedingte Mehrarbeit und bezieht tarifliche Vorgaben für bestimmte Branchen in die Planung ein.

Wunscherfüllung statt Wunschbuch

Je nach verwendeter Software können Mitarbeiter die elektronischen Dienstpläne nicht nur einsehen, sondern auch untereinander Dienste vom heimischen Sofa aus zum Tausch anbieten, sich auf freie Dienste bewerben oder Dienstwünsche äußern. Damit wird das altbekannte Wunschbuch ersetzt und um eine wichtige Funktion erweitert: Die Mitarbeiter können sich ihre Wünsche möglicherweise gleich selbst erfüllen.

Diese eigenverantwortliche Organisation sorgt für Transparenz, steigert die Motivation der Mitarbeiter und entlastet den Planer. Ins Spiel kommt er erst wieder beim Genehmigungsprozess, ohne sich im Vorfeld mit Fragen, persönlichen Anforderungen und Änderungswünschen befassen zu müssen.

Win-Win: Perfekte Dienstplanung und Motivation der Mitarbeiter

Im Zeitalter optimierter Prozesse ermöglichen elektronische Dienstplan-Programme auch deren Reporting und Analyse. Über Schnittstellen können sie an Personal-, Lohn-/Gehaltssysteme oder die Büro-Software angebunden werden. So erleichtern sie unter anderem Controlling, Finanz- und Rechnungswesen sowie die Leistungserstellung und die Arbeitsprozesse.

Welcher Planungsverantwortliche hat schon Lust, die Daten seiner Mitarbeiter in den einzelnen Programmen diverser Hersteller zu pflegen, wenn diese ebenso gut auch übernommen werden können? Gute Dienstplan-Software wie die der SIEDA kann das – und noch viel mehr. Sie ermöglicht eine effiziente und bedarfsgerechte Personalplanung und motiviert zugleich Mitarbeiter durch Mitbestimmung. Und die Post-Its? Keine Sorge, die finden weiterhin Verwendung. Sie können beispielsweise im Kühlschrank der Kaffeeküche vor dem überreifen Käse der Kollegen warnen. Den nämlich gibt es genau wie die Dienstplanung sowohl im Großkonzern wie in der Arztpraxis.