Update DTAplus Imageverfahren: Prüfung der Auftragsdatenverarbeitung im Rahmen des Imageverfahrens
Kontinuierlich arbeiten wir mit unseren Partner:innen an der Weiterentwicklung und Optimierung des Imageverfahrens.
Dabei ist das gemeinsame Ziel, die Reichweite des digitalen Verfahrens auf weitere Teilnehmer:innen auszuweiten.
Zu der stetigen Verbesserung zählt auch, dass wir die Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Imageverfahren stehen, kontinuierlich überprüfen. Hierbei unterstützen die verschiedenen internen Einheiten der sogenannten „Integrierten Managementsysteme“ und „Datenschutzbeauftragten“ gleichermaßen.
Schließlich wurde die opta data gemäß DIN ISO 9001:2015 sowie ISO/IEC 27001:2013 vor einigen Jahren durch externe Prüfeinrichtung zertifiziert. In diesem Zusammenhang werden regelmäßig interne und externe Überwachungsaudits vorgenommen, die die Prozessstabilität und Datensicherheit in unserem Hause verifizieren.
Im Rahmen des Imageverfahrens stellt ein bestimmter Prozessschritt eine sogenannte „Auftragsdatenverarbeitung“ (ADV) dar. Der prozessuale Bestandteil des ADV-Vertrages mit unseren Partner:innen im Imageverfahren ist der Prozessschritt „Übergabe der Papierunterlagen für die Vernichtung“. Diese ADV wird bilateral vertraglich vereinbart und enthält ein formelles Prüfrecht der Krankenkasse im Rahmen eines Audits.
Die beauftragten Auditor:innen und Datenschutzbeauftragten der AOK-Gemeinschaft haben sich im August 2023 in einem Prozessaudit einen ausführlichen Eindruck von der Konformität des beauftragten Prozesses verschafft. Hierzu sind in einem persönlichen Termin die Produktionsverantwortlichen, die internen und externen Datenschutzbeauftragten sowie das Krankenkassenmanagement der opta data Gruppe mit den Datenschutzbeauftragten und dem Fachkoordinator der AOKn zusammengekommen. Dabei wurden die technischen und organisatorischen Maßnahmen der opta data zusammengetragen und erläutert. Zudem wurden die Auditfragen beantwortet und die Verfahrensbeschreibungen auf Aktualität hin überprüft. Last but not least wurden die beauftragten Prozesse bei einem „Live-Rundgang“ durch die Produktionsbereiche überprüft.
Zum Ende des Audits konnten uns die Auditor:innen in einem ersten Fazit bestätigen, dass die Prozesse sehr gut und sicher laufen und somit ein auftragskonformes Vorgehen im noch folgenden Prüfbericht in Aussicht stellen.
Gerne stehen wir unseren Verfahrenspartnern bei weiteren Fragen zur Verfügung.
Carsten Tummes (Telefon: 0201 3196 610 oder per Mail c.tummes@optadata-gruppe.de)
Alexander Koitek (Telefon: 0201 3196 642 oder per Mail a.koitek@optadata-gruppe.de)