Terminplaner für Physiotherapie: Was digitale Tools leisten sollten
Terminplaner für Physiotherapie-Praxen sind heute keine Sache von Stift und Papier. Sie sind digitale Anwendungen und ein Must-have für den erfolgreichen Praxisbetrieb. Wir geben Ihnen einen Überblick, worauf Sie bei der Auswahl eines digitalen Terminplaners achten sollten und warum sich ein Wechsel unbedingt lohnt.
Vorteile digitaler Terminplaner für Physiotherapie
Falls Sie noch nicht sicher sind, ob sich der Abschied von der liebgewonnenen Kladde lohnt, seien Sie sicher: Er lohnt sich. Hier nur ein paar gute Gründe:
Besserer Überblick: Ist der Name durchgestrichen oder unterstrichen? Soll die Linie eine Terminverlängerung signalisieren? Digitale Terminplaner verwandeln schwer entzifferbare Notizen in eine klare, für jeden lesbare Planung. Funktionen, wie das Filtern nach Behandler:innen, Patient:innen oder Termintypen sorgen extra schnell für Klarheit.
Effizienterer Workflow: Erstellen Sie wiederkehrende Termine im Handumdrehen, anstatt sie mühsam einzeln einzutragen. In vielen digitalen Terminplanern für Physiotherapie-Praxen können Sie außerdem Notizen direkt am Termin hinterlegen und sich intelligente Terminvorschläge anzeigen lassen, basierend auf verfügbaren Ressourcen und bevorzugten Behandler:innen.
Höhere Zufriedenheit: Ein schnellerer Buchungsvorgang in der Praxis und die Möglichkeit, Termine auch Monate im Voraus zu buchen, wird von Patient:innen geschätzt. Genauso wie die Option, Termine selbst über ein Online-Portal zu buchen, zu verschieben und sich auf eine Warteliste für freigewordene Termine einzutragen – ganz ohne sich in Telefonwarteschleifen wiederzufinden oder Öffnungszeiten abpassen zu müssen.
Flexiblere Praxisorganisation: Ein physisches Buch kann nur an einem Ort sein. Auf einen digitalen Terminplaner können Sie jederzeit und von überall zugreifen. Dies erleichtert ebenfalls die Terminkoordination bei Patient:innen, die aus medizinischen Gründen zu Hause behandelt werden müssen. Außerdem können Mitarbeitende sich auch schnell, je nach Berechtigung, über ihre Arbeitszeit vergewissern, ohne anrufen oder in der Praxis erscheinen zu müssen.
Einfachere Vorbereitung auf Patient:innen: Einige Terminplaner bieten die Option, die Termine mit der Gesundheitsakte zu verknüpfen. So können sich Therapeuten und Therapeut:innen vor einem Termin noch einmal schnell mit den Hintergründen der Patient:innen vertraut machen.
Diese Funktionen sollten digitale Terminplaner für Physiotherapie bieten
Ja, digitale Terminplaner für Physiotherapie sind echte Multitalente. Damit Sie von den Vorteilen der Tools tatsächlich profitieren, halten Sie Ausschau nach folgenden Funktionen auf den Produktseiten:
- Anlage von Einzel- und Serienterminen
- Wartelisten-Funktion
- Filterfunktion (Behandler, Termintyp u.a.)
- Notizfunktion
- Integration mit der Patientenakte
- Intelligente Terminvorschläge nach individuellen Kriterien
- Terminerinnerung für Patienten
- Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten der Nutzeroberfläche
- Mobiler Zugriff über die Cloud
Wie gut sind kostenlose Terminplanungstools? Wir haben kostenlose Praxissoftware für Physiotherapeut:innen unter die Lupe genommen.
Herausforderungen digitaler Terminplaner kennen und meistern
Der Wechsel von einem papierbasierten Terminplaner zu einer digitalen Anwendung bringt viele Vorteile mit sich, doch es können auch Nachteile entstehen – zumindest, wenn Sie sich der offenen Flanken einer digitalen Lösung nicht bewusst sind. Für einen rechtssicheren und einfachen Einsatz achten Sie auf folgende Aspekte:
- DSGVO-Konformität: Stellen Sie sicher, dass Sie ein Tool wählen, mit dem Sie die Gesundheitsdaten ihrer Patient:innen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeiten können. Am besten, Sie wählen Tools von Herstellern aus der EU.
- Datensicherheit: Ein Buch liegt sicher verstaut im Schrank. Eine digitale Anwendung ist angreifbar durch Cyberkriminelle. Kümmern Sie sich daher um eine ausreichende Absicherung Ihrer IT-Systeme. Wenn Sie eine Cloud-Anwendung nutzen, übernimmt zwar der Anbieter den Schutz der Daten. Dennoch ist es empfehlenswert, regelmäßig ein lokales Backup des Systems zu erstellen.
- Technischer Support: In jeder digitalen Anwendung können Fehler auftreten, die den Zugriff zeitweise blockieren. Legen Sie sich für den Fall einen Handlungsplan zurecht. Manchmal finden sich Anwender und Anwenderinnen auch einfach nicht im Tool zurecht, dann ist es entscheidend, dass Ihr Anbieter schnellen Support leistet.
- Internetstabilität: Ein Internetausfall kommt selten vor, doch mit einem digitalen Terminplaner für Ihre Physiotherapie-Praxis machen Sie sich abhängig von der verlässlichen Verfügbarkeit Ihres Internetzugangs. Möglicherweise ist der Wechsel zum digitalen Terminplaner eine gute Gelegenheit, Internetprovider und Tarif zu überprüfen.
- Einfache Konfiguration: Nicht jede Anwendung ist im Standard so eingerichtet, dass Nutzer:innen sofort gut mit ihr arbeiten können. Planen Sie Zeit ein, um sich mit den Funktionen des Terminplaners vertraut zu machen und die gewünschten Einstellungen an Design und Anzeige vorzunehmen.
Sie sehen, echte Nachteile entstehen durch einen digitalen Terminplaner für Physiotherapie nicht. Das Risiko digitaler Anwendungen trägt heute jedes Unternehmen. Mit einem verlässlichen IT-Dienstleister an der Seite, der Sie bei der Einrichtung und Absicherung Ihrer IT-Systeme unterstützt, räumen Sie Hindernisse schnell aus dem Weg. Einige Software-Entwickler bieten für ihre Kund:innen auch Webinare oder 1:1-Onboarding-Sessions an: Mit diesen Schritt-für-Schritt-Anleitungen gelingt der Start mit dem neuen Tool ganz unkompliziert.
Fazit: Digitale Terminplaner am besten als Funktion, nicht als Anwendung
Was spricht gegen einen digitalen Terminplaner für Physiotherapie-Praxen? Kurze Antwort: Nichts. Sie gewinnen Effizienz und bieten Ihren Patient:innen mit Terminbuchungsservices einen besseren Service. Für die allermeisten Physiotherapeuten und Physiotherapeutinnen ist es dennoch nicht ratsam, ein reines digitales Terminplanungstool einzuführen. Die bessere Wahl: eine professionelle Praxismanagement-Anwendung.
Ein Terminplaner ist mit all seinen Funktionen in einer Praxissoftware in der Regel enthalten. Sie zahlen meist nur eine wenig höhere Gebühr, erhalten aber viele weitere Werkzeuge, die Ihnen den Praxisalltag erleichtern, zum Beispiel Rezepterfassung und -prüfung, Therapiedokumentation und Abrechnungsfunktionen.
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