Rückläuferschnittstelle – erfolgreicher Abschluss des Pilotprojekts „eDifferenzenprotokoll“ mit der AOK Systems, kubus IT und AOK PLUS
Im Jahr 2019 wurden bereits erste Grundsteine des Projekts gelegt. Projektpartner waren von Anfang an die AOK Systems, kubus IT und die AOK Plus. Die gemeinsame Triebfeder war es, durch den Aufbau einer digitalen Schnittstelle, die Prozesse innerhalb der Rechnungskorrekturen neu und zeitgemäß zu gestalten.
Zunächst wurden die bestehenden Papierprozesse analysiert und die technischen Anforderungen an eine Schnittstelle definiert. Aus dem parallellaufenden Projekt des DTAplus bzw. ImageLink-Verfahrens verstärkte sich zudem der Wunsch, auch den Rückweg der Rechnungskorrekturen digital zu gestalten.
Im ersten Schritt wurde die Schnittstelle konzipiert: Welche Informationen, müssen an welcher Stelle vorhanden sein, um eine reibungslose Übermittlung, Zuordnung und Bearbeitung von Rechnungskorrekturen durchführen zu können? Um Antworten hierauf zu finden, wurden im Laufe der Zeit erste Testvorgänge durchgeführt, die über die Testsysteme übermittelt wurden. In mehrmonatigen technischen Abstimmungen und Weiterentwicklungen wurde parallel eine Muster-Vereinbarung entworfen, die die Funktions- und Vorgehensweise sowie die Rechten und Pflichten der Partner im digitalen Rechnungskorrekturverfahren regelt.
Nach Abschluss der Tests zur Übermittlung von Vorgängen wurden dann „echte“ Rechnungskorrekturen von der AOK Plus in das System der opta data übergeben und durch den Fachbereich der Rechnungskorrekturbearbeitung auf “Herz und Nieren” geprüft. Sobald die strukturellen und inhaltlichen Auffälligkeiten zwischen den Projektbeteiligten abgestimmt und optimiert werden konnten, startete die Parallelphase. In dieser Zeit wurde ein definierter Teil der Rechnungskorrekturen bereits standardmäßig digital übertragen. Die parallel versendeten Unterlagen dienten dann dem Abgleich; die eigentliche Bearbeitung der Vorgänge wurde bereits am digitalen Format vorgenommen.
Nach Beendigung der Parallelphase konnte grünes Licht für die digitale Übermittlung aller Vorgänge gegeben und der postalische Versand der Korrekturunterlagen eingestellt werden – ein erfolgreicher Abschluss des Projekts eDifferenzenprotokoll/digitale Rechnungskorrekturen für alle Beteiligten!
Hierzu möchten wir an dieser Stelle gerne unsere Projektpartner zu Wort kommen lassen:
Peter Kern – AOK Systems, Product Suite Manager:
„Dieser Weg wird kein leichter sein, dieser Weg wird steinig und schwer!“ Genau darauf hatten wir versucht, alle Beteiligten vor ca. 2 Jahren beim Vorgespräch zum pilothaften Einsatz des eDifferenzenprotokolls einzustimmen. Schwierige Umfeldbedingungen wie die prioritär und termingerecht abzuschaltende AOK24 und der anstehende Umzug auf deren Nachfolger – Mein AOK Gesundheitspartnerservice für Leistungserbringer – ließen aufgrund der strukturellen Beziehungen beider Systeme zum eDifferenzprotokoll keine Langeweile aufkommen!
Dass wir heute auf den erfolgreichen Piloteinsatz des eDifferenzenprotokolls zurückblicken können, ist der professionellen Arbeit aller Beteiligten zuzuschreiben, einschließlich des Umgangs mit gelegentlich auftretenden „Herausforderungen“. Mit ImageLink, dem eAVIS sowie dem eDifferenzenprotokoll komplettiert sich damit das Angebot des digitalen Abrechnungsprozesses.“
Ramona Kühn – AOK PLUS, Fachbereichsleitung Grundsatz Verordnete Leistungen:
„Es ist vollbracht. Gemeinsam haben wir nach der Einführung des ImageLink Verfahrens wieder einen wichtigen Meilenstein im digitalen Abrechnungsprozess hinter uns gebracht. Rechnungskorrekturen inkl. beizufügendem Image können ab sofort elektronisch ausgetauscht werden.“
Heike Schaadt – AOK Systems, Fachbereich Grundsatz Verordnete Leistungen:
„Nach dem Start des Echteinsatzes des eDifferenzprotokolls mit den gesamten Abrechner-IKs der opta data gab es viele positive Aussagen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem Abrechnungsbereich Hilfsmittel. In Bezug auf das Homeoffice wurde positiv gesehen, dass der Abschluss einer Rechnungsbearbeitung nun zeitnah erfolgen kann, ohne den Druck, ein eventuelles Absetzungsschreibens erst wieder im Haus der AOK erstellen zu können. Dies spart Zeit und senkt den Papierverbrauch.“
Wenn Sie Interesse am digitalen Austausch von Rechnungskorrekturen haben oder weiterführende Informationen benötigen, dann können Sie sich gerne jederzeit bei mir melden (E-Mail: a.koitek@optadata-gruppe.de).