Interne oder externe Abrechnung im Pflegebereich? 

Die Frage an jeden Betrieb 

Die Leistungen eines Unternehmens müssen korrekt abgerechnet werden, ansonsten kann es nicht existieren. Doch in der Pflegebranche ist die Abrechnung gar nicht so einfach – es gibt keine Produkte, die in Stückzahlen verkauft werden können. Stattdessen müssen hochkomplexe Dienstleistungen mit unterschiedlichen Kostenträgern verrechnet werden, die begründet werden müssen und oft voneinander abhängig sind. Fehler können hier schnell passieren. Bei nur einer falschen Ziffer oder einer falsch angegebenen Position kommen die Belege von den Leistungsträgern als Absetzung zurück – und der Abrechnungsprozess beginnt von vorne. Auch das Mahnverfahren erfordert einerseits Fingerspitzengefühl, andererseits Konsequenz … ansonsten ist die Liquidität und somit auch die Existenz des Unternehmens gefährdet. 

Die Abrechnung eines Pflegedienstes ist also zeitaufwendig und muss sehr gewissenhaft erfolgen. Wer ist dafür geeignet – internes Personal oder ein externer Dienstleister?  

Der Prozess „Selbstabrechnung“ 

Sie überlegen, die Abrechnung selbst in die Hand zu nehmen? Wir machen die versteckten Kosten und den Aufwand für Sie transparent! 

Der erste Schritt in die Selbstabrechnung 

Jeder Betrieb, der den Schritt in die Selbstabrechnung wagt, muss sich bei der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) für das Datenträgeraustausch-Verfahren kostenpflichtig zertifizieren lassen. 

Um mit den Kostenträgern abzurechnen, benötigen Sie eine Branchensoftware. Je nach Bundesland unterscheiden sich die Auflagen der Abrechnungs-Software. Die Stammdaten der Kostenträger und Klient:innen müssen angelegt und regelmäßig gepflegt werden. Natürlich muss die Preisliste aktuell gehalten werden. Wenn das alles eingerichtet ist, können Sie endlich mit der routinemäßigen Arbeit beginnen. 

Während externe Abrechnungsdienstleister die Leistungsnachweise noch in den Räumlichkeiten der ambulanten Pflegedienste versichern, tragen Selbstabrechner das Risiko selbst oder müssen Versicherungskosten zahlen. 

Dabei muss gewährleistet sein, dass die Abrechnung datenschutzkonform abgewickelt wird. Hierzu fallen gegebenenfalls gesonderte Kosten für einen Datenschutzbeauftragten an. 

Vom Leistungsnachweis zur Auszahlung 

Selbstabrechner:innen müssen alle Leistungsnachweise einem Kostenträger zuordnen. Pro Kostenträger und Leistungsart wird eine eigene Rechnung gestellt. Durch diese Einzelbuchungen fallen wiederum gesonderte Kosten an. Auch die Kosten für den Steuerberater oder die Steuerberaterin sollten unbedingt berücksichtigt werden. 

Wenn die Rechnungen gemäß den Anforderungen der Pflegebuchführungsverordnung (PBV) erstellt wurden, können sie nicht sofort an die jeweiligen Kostenträger geschickt werden – das wäre zu einfach. Stattdessen muss die Abrechnung mit den Krankenkassen zunächst elektronisch erfolgen: Pro Kostenträger muss ein eigener DTA (Datenträgeraustausch) erstellt werden. Es drohen Rechnungskürzungen in Höhe von 5 %, wenn diese Pflicht nicht in der vorgeschriebenen Form erfüllt wird. Erst dann werden die Rechnungen postalisch an die Kranken- oder Pflegeversicherung geschickt, wofür Druckkosten und Porto anfällt. Sollten die Rechnungen zur falschen Annahmestelle geschickt worden sein, werden diese nicht einfach weitergeleitet, sondern kommen zurück – und das Porto fällt erneut an.  

Wenn die Rechnung an den richtigen Adressaten geschickt wurde, wird diese vom Kostenträger eingehend geprüft. Wenn ein Beleg vergessen wurde, die speziellen Vorgaben des Kostenträgers nicht berücksichtigt wurden oder eine Ziffer falsch angegeben wurde, kommen diese ebenfalls als Rückläufer zurück. 

Ihre muss die tröpfchenweise eingehenden Zahlungen überwachen, prüfen und buchen. Oftmals bleiben Zahlungen aus, dann muss das Mahnwesen die Zahlungen freundlich, aber konsequent eintreiben. Besonders aufwendig ist das bei privaten Zuzahlungen. Aufgrund später Zahlungen gibt es oft Engpässe bei der Liquidität. Deshalb muss die Buchhaltung vorliegende Abrechnungsdaten eigenständig auszuwerten und drohende Zahlungsunfähigkeiten abzuwenden. Des Weiteren ist die Buchhaltung auch dafür verantwortlich, die Ergebnisse des Unternehmens transparent zu machen. Um wichtige Unternehmensentscheidungen zu treffen, muss die Buchhaltung entsprechende Analysen eigenständig zur Verfügung stellen. 

Können Ihre Mitarbeiter:innen das stemmen? 

Neben den versteckten Kosten fallen die Kosten für Ihre Mitarbeiter:innen an. Wenn Sie den geschätzten Aufwand mit dem Stundensatz Ihrer Mitarbeiter:innen multiplizieren, bekommen Sie einen Näherungswert Ihrer tatsächlichen Kosten. Außerdem müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden: 

Personalgewinnungskosten

Je mehr Arbeit anfällt, desto mehr Personal benötigen Sie. Sie sollten nicht nur Stellenanzeigen schalten, sondern auch Ihr sogenanntes Employer Branding ausbauen. Das bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen als attraktive Arbeitgebermarke präsentieren. Besonders gut gelingt das über ein Jobportal. Das Portal, das sich auf das Gesundheitswesen spezialisiert hat, lautet YouMedix. 

Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen 

Wenn Pflegekräfte gerne Rechnungen schreiben würden, wären sie Buchhalter:innen geworden. Für manch eine:n ist das Rechnungsschreiben eine willkommene Abwechslung von der Pflegetätigkeit, doch der überwiegende Teil der Pflegekräfte ist dankbar, wenn sie nicht auch noch Verwaltungsarbeit haben. 

Schulungskosten 

Bevor Ihr Personal loslegen kann mit der Selbstabrechnung, muss es in vielen Dingen geschult werden: 

• Abrechnungswesen 
• Bedienung der Branchensoftware 
• Besonderheiten der Branche und der Kostenträger 

Neben den reinen Schulungskosten müssen auch die Kosten des Arbeitsausfalls übernommen werden. 

Qualitätssicherung

Auch die besten Mitarbeiter:innen sind nur Menschen, deshalb sind Fehler unvermeidbar – trotz aller Schulungen. Im Falle der Selbstabrechnung können Fehler allerdings teuer werden und Ihre Liquidität gefährden. Es ist deshalb ratsam, ein Qualitäts-Check zu etablieren, der die Fehler auf ein Minimum reduziert. 

Der Prozess „Abrechnung über einen externen Dienstleister“ 

Sie überlegen, einen externen Dienstleister zu akquirieren? Wir zeigen Ihnen, was zu tun ist! 

Der erste Schritt bei einem externen Dienstleister 

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Abrechnung von einem bestimmten Dienstleister erledigen zu lassen, müssen Sie normalerweise folgende Unterlagen einreichen: 

• Personalausweiskopien, Handelsregister-Auszug oder Vereinsregisterauszug (je nach Unternehmensform) 
• Vergütungsvereinbarungen und Preislisten 
• Versorgungsverträge 
• Rahmenverträge/Preisvereinbarungen mit Verbänden 
• Verbandszugehörigkeiten 
• Institutionskennzeichen (IK) 
• Muster der Leistungsnachweise 

Nach der erfolgreichen Prüfung dieser Unterlagen wird der Abrechnungsdienstleister Sie als Kund:in begrüßen. Bei einem guten Dienstleister erhalten Sie die Zugangsdaten für ein Online-Portal und können die erste Belegeinreichung vornehmen. Dort können Sie auch die Vertragsdaten und Preislisten verwalten. 

Vom Leistungsnachweis zur Auszahlung 

Bei guten Anbietern können Sie in einem Online-Portal den Begleitschein für Ihre Sendung ausfüllen. Sie geben einfach an, wie viele Belege sie beim Dienstleister in einer Sendung einreichen und was der Gesamtwert ist. Auch Privatabrechnungen und Zuzahlungen sollten Sie über den Dienstleister abrechnen können. Dabei können Sie das Datum der Auszahlung bestimmen, je nach Liquiditätsbedarf. Idealerweise ist eine Auszahlung noch am Tag der Belegeinreichung möglich. Den ausgedruckten Belegschein legen Sie Ihren Abrechnungen bei, die Sie entweder selbst verschicken oder über den Abrechnungsdienstleister abholen lassen. Das Geld geht dann abzüglich Gebühren zum festgelegten Zeitpunkt bei Ihnen ein, das Mahnwesen wird vom Abrechnungsdienstleister übernommen. Der Dienstleister schützt Sie vor Rückläufern, es gibt weder Absetzungen noch Zahlungsausfälle. Alle Abrechnungsdaten werden digitalisiert und archiviert. 

Was kennzeichnet ein gutes Abrechnungshaus? 

Service

Laut repräsentativer Umfragen legen Pflege- und Betreuungsdienste vor allem Wert auf Kundenverständnis und -betreuung. Eine persönliche Ansprechpartnerin oder ein persönlicher Ansprechpartner sollte bei allen Anliegen flexibel zu erreichen sein. 

Über Veränderungen bei Kostenträgern oder über wichtige Branchen-News müssen die Pflege- und Betreuungsdienste transparent und unverzüglich informiert werden – schließlich stehen diese nicht mehr im direkten Austausch mit den Kostenträgern. 

Auswertungsmöglichkeit 

Der Dienstleister sollte alle Zahlen übersichtlich präsentieren. Pflegedienste sollten nicht nur wissen, ob sie auf dem Erfolgskurs sind, sondern sie müssen auch konkrete Handlungsempfehlungen ableiten können. Das geht nur mit transparenten, aussagekräftigen Reports. 

Software und Digitalisierung 

Idealerweise fokussiert sich der Abrechnungsdienstleister also nicht nur stumpf auf die Leistungsabrechnung, sondern versetzt sich in die Lage der Kund:innen und ist der ganzheitliche Wegbereiter zum Erfolg. 

Deshalb sind die sonstigen Kompetenzen des Abrechnungsdienstleisters entscheidend: Wie groß ist der Abrechnungsdienstleister und über welche Lösungen verfügt er? Bietet er seinen Kunden beispielsweise eine Pflegesoftware? Versteht der Dienstleister etwas von der Digitalisierung, zum Beispiel der Telematikinfrastruktur? Kann der Dienstleister auch zur Datenschutzgrundverordnung beraten? 

Wie sollten Sie sich entscheiden?  

Fakt ist: Nur absolute Abrechnungsprofis sollten sich an das Abrechnungswesen in der Pflegebranche wagen. Fehler in der Abrechnung oder ein inkonsequentes Mahnwesen können die Existenz des Betriebes gefährden. 

Die Prozesse der Selbstabrechnung kennen Sie nun – Sie müssen entscheiden, ob Ihre Mitarbeiter:innen diese Mammutaufgabe bewältigen können. Gerade, wenn sich Ihr Betrieb klein ist, lohnt sich eine eigene Buchhaltungsabteilung nicht. 

6 Gründe, die für die Selbstabrechnung sprechen 

1. Gebühren an den Abrechnungsdienstleister entfallen. 
2. Sie haben ein höheres Sicherheitsempfinden, da Sie die Verantwortung auch selbst tragen. 
3. Sie sind jederzeit über den Abrechnungsprozess informiert. 
4. Sie haben den direkten Kontakt zu den Kostenträgern. 
5. Sie sehen jeden einzelnen Zahlungseingang für jeden einzelnen Vorgang. 
6. Mögliche Abhängigkeit zum externen Dienstleister entfällt. 

6 Gründe, die für einen externen Abrechnungsdienstleister sprechen 

1. Erheblich geringerer Arbeitsaufwand für die Abwicklung der Abrechnung und des Mahnwesens. 
2. Buchhalterisches Fachwissen und die Besonderheiten der Kostenträger müssen nicht erworben werden, es sind keine regelmäßigen Schulungen notwendig. 
3. Es gibt einen höheren Grad an Professionalität, da sich der Dienstleister auf diesen Bereich spezialisiert hat. 
4. Ihre Liquidität ist gesichert, dank flexibler Vorfinanzierung.
5. Ihre Verordnungen sind bereits in Ihrem Hause versichert – und auf den einzelnen Transportwegen.
6. Sie profitieren von aussagekräftigen Statistiken für bessere Unternehmensentscheidungen. 

Sie benötigen noch mehr Informationen zur externen Abrechnung?