Die digitalen Schmerzpunkte der Leistungserbringer
Wie steht es eigentlich um die Digitalisierung bei den Leistungserbringern bzw. in den Betrieben der Hilfsmittelbranche? Dieser Frage widmen wir uns in diesem Beitrag und wollen genauer beleuchten, woran es bei dem digitalen Wandel noch hakt, wo bereits der Weg in die digitale Zukunft erfolgreich beschritten wurde und was benötigt wird, um die Digitalisierung erfolgreich mitzugestalten.
Die Hilfsmittelbranche unterliegt seit einigen Jahren einem Wandel, der nicht mehr aufzuhalten ist: der Digitalisierung. Nicht nur werden mittlerweile Produktionsprozess auf Seiten der Hersteller automatisiert und digitalisiert (Beispiel: 3D-Druck in der Orthopädie-Schuhtechnik). Auch nehmen digitale Prozesse in der Abrechnungen eine immer wichtigere Rolle ein. Die Übermittlung von Daten rückt von der Versendung von Papier in Form von Belegen oder Patientenakten, immer mehr in den digitalen Raum, man denke nur an die Möglichkeiten, die sich in absehbarer Zeit mit der Telematikinfrastruktur erschließen lassen.
Digitalisierung im Hilfsmittelbetrieb
Im Betrieb selbst bedeutet die Digitalisierung zunächst, dass Systeme umgestellt, angepasst oder gänzlich neu implementiert werden müssen. Die Herausforderung besteht dann häufig in der Migration von Daten. Erfüllt die althergebrachte und vertraute Software nicht mehr die aktuellen Herausforderungen, kann dies Einfluss auf die Geschäftsprozesse haben. Werden zum Beispiel Neuprogrammierungen von Funktionen oder fortlaufende, notwendige Updates nicht mehr gewährleistet, stößt auch die beste Branchensoftware an die Grenzen der Nutzbarkeit. Eine gute Bedienbarkeit oder Integration in Prozess wird dann nebensächlich, wenn die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen nicht mehr berücksichtigt werden: Anbindung an die Telematikinfrastruktur, Datenschutzrichtlinien, Cyber-Sicherheit (z.B. Firewall).
Laufende Prozesse sollten und dürfen nicht unterbrochen werden. Darum tun sich viele Hilfsmittelerbringer schwer, in ihrem Betrieb eine neue, zukunftsfähige Software zu implementieren. Doch genau hier ist gerade die Unterstützung durch IT- und Digitalisierungs-Experten Gold wert – oder vielmehr Euro. Durch die richtige Kombination von IT-Expertise und Markt-Kenntnis, werden Fragen zu Integration einer Software in den laufenden Arbeitsprozess oder die Schulung von Mitarbeitern überflüssig.
Erfolgreiche Leistungserbringer sollten sich vor allem für die Zukunft gut aufstellen und sind mit einem vertrauenswürdigen Partner an ihrer Seite gut beraten.
Neben dem Wunsch nach Sicherheit der digitalen Daten und Prozesse, ist vor allem auch der Fachkräftemangel einer der nennenswerten Schmerzpunkte der Leistungserbringer. So gibt es in der deutschen Hilfsmittelbranche sowohl quantitativ, als auch qualitativ große personelle Defizite. Schon die vorherrschende Altersstruktur macht es für viele Unternehmen in der Branche schwierig, Mitarbeiter zu finden, die bereit sind, in einem handwerklichen Berufszweig (z. B. der Orthopädieschuhtechnik) möglicherweise sogar bis zur Rente zu arbeiten.
Neben der Suche und dem Finden von hochqualifiziertem Fachpersonal spielt auch hier das Thema Digitalisierung eine entscheidende Rolle. Denn die Arbeitswelt hat sich verändert und wird sich weiter verändern. Vermessungs- und Produktionsmethoden verändern sich, Verwaltungs- und Bestellsystem sind einer ständigen, fortschreitenden Digitalisierung unterlegen. Von der Werkstatt über die Verkaufsfläche bis in die Verwaltung: neue Methoden, Programme, Systeme und Kommunikationskanäle verändern die Arbeit im Hilfsmittelbetrieb.
Expertentipp: digitale Fortbildung nutzen
Um der Herausforderungen Herr zu werden, können Leistungserbringer ihren Mitarbeitern Fort- und Weiterbildungsangebote ermöglichen, extern oder intern im eigenen Betrieb. Diese Angebote können sich von der Nutzung neuer Softwaren und System z.B. in der Verwaltung, bis hin zu Online-Seminaren rund um ergänzende Dienstleistungen, wie die digitale Rezeptabrechnung erstrecken. So bleiben Mitarbeiter:innen nicht nur up to date in der Nutzung von bekannten IT-Anwendungen, sondern können auch sicher mit neuen Systemen oder Abläufen umgehen.
Soll beispielsweise von der Selbstabrechnung auf eine effizientere Lösung durch einen Abrechnungs-Dienstleister umgestellt werden, bieten sich spezielle Schulungen an, um die Abläufe und Vorteile des neuen Systems dauerhaft und optimal nutzen zu können. Der erste Aufwand wird sich dann in Kosten- und Zeitersparnis auszahlen. Nicht zuletzt Dank der Entlastung des vorhandenen Personals.
Noch wichtiger werden Fort- und Weiterbildungen im Bereich der Software. Stößt die vorhandene Branchensoftware an ihre Grenzen, sollte über einen Software-Wechsel nachgedacht werden. Dieser bietet sich immer dann an, wenn die Funktionalität der aktuellen Software nicht mehr den Anforderungen des Betriebs genügt, Support nicht gewährleistet werden kann oder sogar komplett eingestellt wird. All diese Punkte werden dann von Herausforderungen zu Chancen, wenn die Einführung der neuen Software an die individuellen Bedürfnisse im Betrieb angepasst ist und die Mitarbeiter entsprechend professionell direkt vom Anbieter der Branchensoftware in der neuen IT-Lösung geschult werden.
Prozessautomatisierung als Lösung
Welche Vorteile die Digitalisierung für Hilfsmittelanbieter konkret bietet, zeigt sich, wenn man Abläufe betrachtet, die bereits heute digital und automatisiert ablaufen können. Mit der passenden Branchensoftware und der entsprechenden Schnittstelle ist der direkte Datenträgeraustausch von Branchensoftware zu Rechenzentrum und umgekehrt möglich. Durch die Möglichkeit, dass Firmendaten mittlerweile vom Rechenzentrum zurück in die Branchen-IT gespielt werden können, werden viele Prozesse gerade in der Finanzbuchhaltung erleichtert. So erfolgt beispielsweise der OP-Ausgleich automatisiert und bei Absetzungen werden automatisierte Gutschriften erstellt. Durch die Prozessautomatisierung werden wiederum neue Vorgänge angelegt, damit diese z. B. für eine erneute Abrechnung nicht in Vergessenheit geraten.
Für die individuelle Beratungsanalyse (IBA) entwickelten die IT-Experten der opta data Gruppe ein Frage-Ranking, um die zukünftigen Bedürfnisse von Inhabern und Bereichsleitern verschiedener Fachbereiche an IT-Lösungen besser erkennen und bewerten zu können. Das Tool clustert die Wertigkeit der Fragen automatisch und überprüft, im Rahmen eines Leistungsvergleichs, die internen Branchensoftware-Lösungen auf ihre Leistungsfähigkeit.
Somit steht den IT-Experten von opta data eine neutrale Grundlage für transparente und zielgerichtete Beratungsgespräche zur Verfügung und die betreuten Unternehmen bekommen schnell und unkompliziert eine Empfehlung dazu, welche IT-Lösung für sie in Zukunft die richtige ist.
