6 Prozesse im Sanitätshaus, die Sie einfach digitalisieren können

6 Prozesse im Sanitätshaus, die Sie einfach digitalisieren können

Ob bargeldloses Zahlen oder Pizzabestellung per App – im privaten Alltag machen wir uns die Digitalisierung heute ganz selbstverständlich in vielen Bereichen des Lebens zunutze. Viele Hilfsmittelanbieter fragen sich, wie sie auch im Arbeitsalltag die anfallenden Aufgaben durch digitale Lösungen optimieren können. Wir stellen Ihnen 6 Prozesse im Sanitätshaus vor, bei denen erprobte digitale Lösungen Sie unterstützen können.

1. Warenbestellung

20 Lieferanten – 20 Webshops? In der Regel ist es sehr aufwändig, die vielen verschiedenen Webshops der Hersteller einzeln zu bedienen. Ein System, über das man alle Bestellungen schnell und problemlos zentral abwickeln kann, ist hier optimal und reduziert den zeitlichen Aufwand deutlich. Die digitale Bearbeitung reduziert Fehler und offene Fragen beim Bestellvorgang, sorgt für schnellere Warenströme und Auftragsbearbeitungen und senkt dabei auch die Kosten durch automatisierte Abläufe. Beliebt ist hier egeko order. Die Plattform ist via Schnittstelle direkt mit der Branchensoftware und der Warenwirtschaft verknüpfbar. Besonders praktisch: Einige Lieferanten liefern die bestellten Artikel auch direkt zum Endkunden. Die Rechnung in der Optik des Versorgers kann über das System an den Lieferanten übermittelt und dem Paket beigelegt werden.

2. Kostenvoranschlag

Wer heute noch Kostenvoranschläge per Fax versendet, verschenkt schlichtweg Zeit. Längst haben Systeme wie MIP, HMM und egeko Einzug in den eKV-Alltag erhalten und ermöglichen ein schnelles und unkompliziertes Genehmigungsverfahren per Knopfdruck. Das kommt vor allem den Versicherten zugute, die auf diesem Weg eine schnellere Versorgung erhalten. Dass die Kostenträger verschiedene Systeme für das Genehmigungsverfahren nutzen und somit beim Hilfsmittelanbieter streng genommen Zugänge zu verschiedenen Plattformen vorliegen müssen, ist längst überholt: Der opta data KV bedient alle gängigen Systeme aus einer zentralen Plattform heraus.

3. Vertragsinhalte

Bin ich für meinen Kunden überhaupt versorgungsberechtigt? Habe ich mit dem Kostenträger für die geforderte Versorgung einen Vertrag? Und was muss ich bei der Versorgung beachten? Die Antworten darauf findet man in verstaubten Aktenordnern mit Vertragsdokumenten auf Papier – oder einfach direkt einem Klick in der Branchensoftware, wenn eine entsprechende Vertragsdatenbank angebunden ist. Möglich ist das über eine Schnittstelle zum Abrechnungsdienstleister, wo Verträge und Vertragsinhalte zentral hinterlegt sind und vor allem jederzeit aktuell gepflegt werden. Die egeko Vertragsdatenbank kann beispielsweise direkt in die Branchensoftware eva/3 viva! integriert werden.

4. Beratung und Produktpräsentation

Häufig verlangen Kunden nach schnellen und verbindlichen Auskünften, z. B. einer unverbindlichen Preisempfehlung, dem Hauspreis oder der kassenspezifischen Erstattungshöhe. Auch hier leisten digitale Lösungen wertvolle Hilfe im Beratungsalltag. So ermöglichen Apps wie der egeko Hilfsmittelberater mit Hilfe von Produktfotos und visualisierten Informationen eine sorgfältige Beratung, z. B. auch beim Kunden vor Ort. Gleichzeitig sind alle Bedingungen der Krankenkasse für die jeweilige Versorgung aufgeführt – mit vollem Zugriff auf die Vertragsinhalte.

5. Werbung und Kundenbindung

Plakate und Aufsteller im Ladengeschäft schaffen Atmosphäre und machen neugierig auf Produkte. Doch der Aufwand, diese immer wieder gegen aktuelles Material auszutauschen ist erheblich und die verfügbare Fläche im Laden begrenzt. Moderne Geschäfte setzen daher auf zeitgemäße Werbemöglichkeiten, etwa via Digital Signage. Ob als einfache One-Screen-Lösung oder als zentral gesteuertes System für mehrere Filialen: Mit einem Digital-Signage-System wie odWeb.tv werden Videos und Bilder einfach über einen Online-Account hochgeladen oder fertige Inhalte der Hersteller ausgewählt und auf Bildschirmen im Geschäft gezeigt. Der Bildwechsel sorgt für mehr Aufmerksamkeit und die schnelle Anpassung und Aktualisierung der Inhalte erfordert minimalen Aufwand.

6. Abrechnung und Buchhaltung

Zugegeben: Die Abrechnung an einen Dienstleister outzusourcen ist ein alter Hut. Wenn aus der Abrechnung aber eine e-Abrechnung wird, die viele aufwändige Schritte in der Buchhaltung einfach hinfällig macht, wird die Dienstleistung zum echten Verwaltungs-Highlight. Lösungen wie connect sorgen beispielsweise dafür, dass offene Posten in der eigenen Software direkt geschlossen werden, wenn diese beglichen sind. Auch reduziert ein vorgeschalteter Prüfmechanismus Abrechnungsfehler und somit Absetzungen. Der Abrechnungsstatus wird auf Einzelpostenebene angezeigt und Einzelrechnungen verbucht. Und schon beim Versand an den Finanzdienstleister erfolgt das Zählen der Belege und das Addieren der Abrechnungssumme vollautomatisch. So erfahren Mitarbeiter in der Verwaltung eine deutliche Entlastung – und das Monat für Monat.

Mit der e-Abrechnung ist außerdem der Grundstein für die zukünftige Hilfsmittelabrechnung in einer digitalen Gesundheitsbranche gelegt.

Fazit: Es gibt eine Menge Möglichkeiten, Standard-Prozesse im Sanitätshaus durch digitale Lösungen zu unterstützen und so effektiv Zeit zu gewinnen. Die hier genannten sind nur einige davon.